プロジェクトは破綻する。

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【52日目】プロジェクトを破綻させないための方法を10個語る(5)





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プロジェクトを破綻させないための方法を語るシリーズの5回目。

 

過去4回は以下のようなことを語った。

 

1.ゴールをとにかく小さくする

2.メンバの本当の気持ちをできる限り把握する

3.メンバの本当の状況をできる限り把握する

4.プロジェクトに関連するタスクを余すところなく可視化する

 

今日は5個目。

 

5.プロジェクトに関連するリスクを余すところなく可視化する

タスクとリスクの違いは何か?

 

タスクとは、やるべきことが明確になっている作業のこと。

リスクとは、プロジェクトの進行を妨げかねない心配事のこと。

リスクも、タスクと同じように考えられるものがすべて洗い出され、可視化されている必要がある。

 

タスクについては前回述べている。

リスクの洗い出しは、タスクよりも難しい。

プロジェクトの目的や方針、前提条件をもとに、プロジェクトの心配事を推測する作業になるので、ある程度の知識と経験が必要になってくる。

これもタスクと同じように、過去に類似のプロジェクトが行われているならば、そのときに洗い出されたリスクを流用することで手間をはぶくことができる。

 

リスクの洗い出し作業は、「リスクとなりそうなもの」はとりあえずすべて検討のテーブルにあげることが重要。

これもタスクと一緒で、洗い出す段階ではそれが本当にリスクになるかどうかは判断しない。

判断は、洗い出した後の工程でいい。

リスクも、Backlogなどの課題管理ツールで管理しよう。

 

 

リスクを洗い出したら、それぞれのリスクに対してどのような対策を取っていくか検討する。

具体的な作業を行うことで解決可能な場合は、それをタスク化し、リスクはクローズする。

すぐに解決方法が見つからない場合は、それをリスクと認識した上でプロジェクトを進めていき、引き続き対策の検討を進めていく。

途中で事情が変わってリスクじゃなくなることもあるので、最初に全部解決しようと思わないことが重要だ。

 

リスクの対策について検討した結果は、これもタスクと同じようにすべて検索、閲覧が可能な状況にしておく

特にリスクは未解決のまま泳がせておくこともあるので、それを関係者が全員見られるようにしておき、広く解決策を募ったほうがよい。

 

まとめるが、タスクとリスクについて重要なのは、もれなくプロジェクト関係者が把握可能な状況にしておくこと。

そして、その詳細や検討の経過についても共有されていることだ。

 

こうしておくことで、プロジェクト関係者の認識の齟齬を防ぐ効果がある。

また途中から加わったメンバがいても、過去の経緯をすべて見れる状況にしておくことで、プロジェクトの説明をすべて口頭で話す手間がはぶける。

細かいことは「後は見ておいて」と言っておける。

 

そのためには、常に最新の状況を更新し続ける必要があり、これを手間と感じる人もいるだろう。

しかし、あっしはこれをすることのメリットの方が大きいと思っているので、プロジェクトに限らず、すべての仕事においてこのやり方でやっている。

 

限られた人が握っている情報があると、プロジェクト内に認識の違いを引き起こす。

それがプロジェクトを破綻へと導くきっかけになる可能性のあるので、情報は個人に溜め込まないように働きかける努力も、プロジェクト管理者には必要になる。

 

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